Die Stadt Wuppertal digitalisiert 3.500 Sendungen täglich.
Mit 355.000 Einwohnern avanciert Wuppertal zur digitalen Schaltzentrale. Erfahren Sie, wie die Stadt Wuppertal die täglichen Postberge durch zwei OPEX FalconV RED Scansysteme und nahtlose DMS-Integration revolutioniert hat.
"Die traditionellen Scan-Methoden waren nach Prüfung keine Alternative für uns. Wir wussten, dass wir neue Wege gehen mussten. Das Ziel, nicht nur für unsere Mitarbeitenden, sondern auch für die Bürger:innen Wuppertals eine spürbare Verbesserung zu erzielen, haben wir guten Gewissens erreicht."
Die Ausgangssituation & Herausforderung
Im Herzen Nordrhein-Westfalens avanciert Wuppertal mit seinen 355.000 Einwohnern zur digitalen Schaltzentrale. In Hochphasen summieren sich die eingehenden Briefe auf bis zu 3.500 Stück pro Tag. Das Amt für Informationstechnologie und Digitalisierung trägt die Verwaltung mit einem 200-köpfigen Team, das in Projektmanagement, Prozessdigitalisierung, IT-Strategie, Arbeitsplatzberatung sowie Softwareauswahl, Informationssicherheit und Lizenzverwaltung aktiv ist.
Vor Projektbeginn war für das Projektteam klar: Das zentrale Scannen der Tagespost in klassischer Form hätte einen enormen manuellen Aufwand für die Scanstelle bedeutet. Die Heterogenität der Eingangspost hätte zu einer Vielzahl vorbereitender Tätigkeiten und großen Verzögerungen bei der Bereitstellung im DMS (d.3 ECM) geführt.
Zusätzlich mussten Dokumente nicht nur protokolliert vernichtet, sondern auch nachvollziehbar zurück an die Sachbearbeitung gegeben werden, etwa bei Anforderungen von Originalen. Ein Puzzle aus Prozessen, das in der Spitze rechnerisch bis zu zwölf Personen umfasst hätte.
Hinzu kamen die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung bis 2026 und der Trend zu mehr Homeoffice. Eine Optimierung war damit nicht nur sinnvoll, sie war in der Verwaltungspraxis nicht länger aufschiebbar.
bei klassischem Stapelscannen in der Spitze, vor der Umstellung
im One-Touch-Betrieb des OPEX FalconV+ RED
Die ganzheitliche Lösung
Nach umfassender Marktrecherche beschaffte die Verwaltung zwei OPEX FalconV RED Scansysteme mit integriertem Brieföffner.
X-NRW GmbH implementierte als Generalunternehmer die gesamte TR RESISCAN konforme Software:
- Ersetzendes Scannen inkl. Siegelung & Transfervermerk
- Vollständige Integration ins DMS d.3 (d.velop)
- Automatisierte Workflows zur Anforderung von Originalen und Re-Scans
Das Resultat & die Zukunft
Die Abläufe wurden gestrafft, der Personalbedarf spürbar reduziert. Die Mitarbeitenden können sich heute auf kritische operative Bereiche fokussieren. Die Sachbearbeitenden der gesamten Stadtverwaltung werden durch den schnellen, digitalen Zugriff dauerhaft entlastet.
Wuppertal hat heute den Spielraum, als Vorreiter auch neue Anforderungen anzugehen, etwa das Scannen von Bestandsakten oder Scan-Dienstleistungen für andere Kommunen.
Zusammenfassung der Mehrwerte
von manuellen Tätigkeiten in der Scanvorbereitung
der Eingangspost für alle Sachbearbeitenden im DMS
Effiziente Abläufe für wachsende und veränderte Anforderungen
"Eine verbesserte Work-Life-Balance mittels flexibler Arbeitsmodelle, möglich durch digitale Aktenführung. Das stärkt auch die Position als attraktiver Arbeitgeber."
Häufige Fragen zum Wuppertaler Projekt
Fünf Punkte, die andere Verwaltungen vor einer ähnlichen Umstellung typischerweise klären. Antworten aus der Postmaster-Titelstory 5/2024 und der Praxis von X-NRW.
Was wir mit Wuppertal weiterentwickelt haben
"Mit der Stadt Wuppertal gemeinsam haben wir unsere Gesamtlösung kontinuierlich ausbauen und noch spezifischer „von der Praxis – für die Praxis“ ausrichten können."
Postmaster-Titelstory: Wuppertal treibt digitale Innovation voran
Im Postmaster-Magazin 5/2024 ist Wuppertal die Titelstory: Ein zweiseitiger Beitrag dokumentiert, wie die Verwaltung mit OPEX und X-NRW von der manuellen Postvorbereitung auf One-Touch-Scanning umgestellt hat, mit Fokus auf TR-RESISCAN, DMS-Integration und Zukunftsperspektive.
Story herunterladenca. 1,8 MB | Titelstory aus Postmaster 5/2024
Geht es Ihnen mit der Tagespost ähnlich?
Wer täglich tausende Briefe digitalisieren muss, braucht Abläufe, die nicht stocken. Wir bringen unsere Praxiserfahrung ein und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung für Ihre Behörde: effizient, sicher und TR-RESISCAN konform.
Jetzt Termin vereinbaren