Häufig gestellte Fragen

Ja. Von der kleinen Tankquittung bis zum überlangen Bauplan (DIN A3 oder Sonderformate) — das Scanner-System erkennt die Formate automatisch. Es ist nicht nötig, kleine Zettel erst mühsam auf DIN A4 Trägerpapier aufzukleben.

Der OPEX FalconV+ RED verarbeitet Dokumente von 5 cm bis 254 cm Länge — vom Kassenbon bis zum überlangen Bauplan. Breiten von DIN A5 bis DIN A3 werden automatisch erkannt. Auch dicke Umschläge, Postkarten und laminierte Dokumente sind kein Problem.

Der OPEX FalconV+ RED öffnet Umschläge mit einer Höhe von 8,89 cm bis 16,21 cm, einer Breite von 12,7 cm bis 29,21 cm und einer maximalen Dicke bis 0,95 cm. Damit sind die Standardformate DIN lang, C6, C5 und B6 vollautomatisch abgedeckt. Größere Formate wie B5 oder C4 werden nicht maschinell geöffnet. In Kommunen sind erfahrungsgemäß rund 10 bis 15 Prozent der Eingangspost C4-Briefe; diese lassen sich effizient über einen separaten Prozess öffnen, beispielsweise mit einem Tischbrieföffner. Inhalt und Umschlag selbst werden anschließend ganz normal mitgescannt.

Briefumschläge enthalten Informationen, die später wichtig werden können: Eingangsstempel, handschriftliche Vermerke, Absenderangaben bei unvollständigen Schreiben. Im Kontext der E-Akte fehlen diese Informationen dann später. Unsere Empfehlung: Vorder- und Rückseite des Umschlags mitdigitalisieren. Charmanter Vorteil: Der OPEX-Scanner erkennt Briefumschläge und verwendet sie als Sendungstrenner. Dadurch entfällt der zeit- und kostenintensive Einsatz von Trennblättern.

Durch den 'One-Touch'-Prozess der OPEX Scanner, der Vorbereitung und Scanvorgang vereint, fällt ein Großteil der Vorbereitungszeit weg. Anstatt Seiten aufwendig aufzukleben, entklammern oder vorzusortieren, kommen auch gerissene oder verknitterte Seiten durch.

Absolut. Auch wenn wir primär eine auf OPEX-Scansysteme optimierte Gesamtlösung anbieten, ist der Avila Scanworkflow hardware-agnostisch. Bestehende Flachbett-, Buch- oder Großformatscanner können in den gleichen Workflow integriert werden. Auch wenn Sie keine vorhandene Hardware haben, schlagen wir gerne passende Flachbett- oder Auflichtscanner vor. Die genaue Abstimmung der Systeme und ihrer Anforderungen klären wir in einem gemeinsamen Termin.

Ja. Neben der Tagespost eignet sich der OPEX FalconV+ RED hervorragend für die Digitalisierung von Bestandsakten. Durch die minimale Vorbereitung (kein Entklammern, kein Trennblätter-Legen) werden auch große Aktenbestände effizient verarbeitet. Mehrere unserer Referenzkunden nutzen den Scanner für beides.

Die Lieferzeit ab Bestellung beträgt in der Regel 12 bis 16 Wochen. Da wir im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen arbeiten, erfolgt die Bestellung nach Zuschlagserteilung. Diesen Zeitraum sollten Sie von Beginn an in Ihre Projektplanung einkalkulieren, damit der gewünschte Produktivstart sicher erreicht wird.

Sehr überschaubar: rund 3 Meter freie Wandfläche für Scanner inklusive Brieföffner, drei normale Schuko-Steckdosen pro Scanarbeitsplatz und ein LAN-Anschluss. Direkter Sonneneinfall sollte vermieden werden, ein einfacher Sichtschutz aus Datenschutzgründen reicht aus. Die genauen Gegebenheiten Ihrer Räume schauen wir uns gemeinsam in der Projektvorbereitung an. Bei Zweifeln kommen wir vorab gerne kostenfrei zu Ihnen vor Ort und prüfen die Räumlichkeiten gemeinsam.

Ersatzteile, Arbeitszeit, An- und Abfahrt sind enthalten. Je nach Ausstattung des Scansystems wird die Scaneinheit sechsmal im Jahr und der integrierte Brieföffner zwölfmal im Jahr präventiv gewartet. Diese hohe Frequenz stellt sicher, dass Ad-hoc-Wartungseinsätze im Tagesgeschäft deutlich reduziert werden. Ausgenommen sind Verbrauchsmaterialien wie Tinte sowie durch den Anwender mutwillig verursachte Störungen. Die tägliche Reinigung des Systems gehört zur Pflege durch den Kunden.