Pro Arbeit – Kreis Offenbach
Projekt „Digitaler Postlauf": Wie ein kommunales Jobcenter den Posteingang in unter zwölf Monaten digitalisiert hat, ohne Kompromisse beim Sozialdatenschutz.
"Die Zusammenarbeit mit der X-NRW GmbH im Rahmen unseres Projekts „Digitaler Postlauf" war in jeder Hinsicht beispielhaft. Von Beginn an überzeugte das Team durch hohe fachliche Kompetenz, strukturiertes Projektmanagement und eine beeindruckende Umsetzungsstärke.
Gerade unter den besonderen Rahmenbedingungen eines kommunalen Jobcenters, mit komplexen Datenschutzanforderungen, hohem Dokumentenaufkommen und der Notwendigkeit, passgenaue Lösungen für interne Abläufe zu finden, zeigte sich die wahre Stärke unserer Partner. Herausforderungen wurden proaktiv adressiert und stets im Sinne unserer Organisation und des Projekterfolgs gemeistert. Die partnerschaftliche Kommunikation auf Augenhöhe hat nicht nur Vertrauen geschaffen, sondern maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen.
Durch diese hervorragende Zusammenarbeit ist es gelungen, das Projekt in weniger als zwölf Monaten, von der Ausschreibung bis zum Produktivstart, erfolgreich umzusetzen."
Ausgangssituation: Sozialdaten im Tagesgeschäft
Pro Arbeit ist das kommunale Jobcenter im Kreis Offenbach. Die Organisation verarbeitet täglich ein hohes Aufkommen an eingehenden Dokumenten, in denen regelmäßig Sozialdaten enthalten sind. Damit unterliegt der Posteingang Anforderungen, die deutlich strenger sind als in klassischen Verwaltungsvorgängen.
Standard-Lösungen für die digitale Poststelle stoßen in diesem Umfeld an Grenzen. DSGVO und Sozialdatenschutz mussten von Anfang an in Hard- und Software-Auswahl mitgedacht werden, nicht nachträglich auf eine fertige Lösung aufgesetzt.
Lösung: Passgenaue Hard- und Software statt Standard
Das Projekt „Digitaler Postlauf" sollte den Eingang vom Brief bis zur Sachbearbeitung durchgängig digital abbilden. Pro Arbeit hat sich bewusst gegen eine Out-of-the-box-Lösung entschieden: Hard- und Software wurden so ausgewählt und angepasst, dass die internen Abläufe und die Datenschutz-Anforderungen eines kommunalen Jobcenters von Anfang an abgedeckt sind.
Die Anforderungen an Datenschutz und Dokumentenvolumen waren der Ausgangspunkt für die Auswahl, nicht eine nachträgliche Pflicht-Übung.
Umsetzung: Unter zwölf Monate von der Ausschreibung bis zum Produktivstart
X-NRW hat das Projekt von der Ausschreibung bis zum Produktivstart in weniger als zwölf Monaten umgesetzt. Die Zusammenarbeit beschreibt Sven Lotz, Projektleiter im Digitalisierungsmanagement, als partnerschaftlich auf Augenhöhe. Probleme wurden früh angesprochen und gemeinsam gelöst, ohne lange Eskalationswege.
Das Ergebnis: Ein produktiver digitaler Postlauf in einem Umfeld, in dem Datenschutz und Sozialdaten-Sensibilität die Ausgangsbedingung sind, nicht die Ausnahme.
Was das Projekt erfolgreich gemacht hat
Aus Sicht der Projektleitung Pro Arbeit.
Strukturiertes Projektmanagement
Klare Steuerung über alle Phasen, von der Ausschreibung bis zum Produktivstart.
Sensibler Sozialdatenschutz
Hard- und Software, die DSGVO und Sozialdatenschutz von Anfang an mitdenken, nicht nachträglich aufsetzen.
Kommunikation auf Augenhöhe
Probleme früh ansprechen, gemeinsam lösen. Vertrauen statt Eskalation.
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