Stadt Chemnitz digitalisiert den Posteingang
Wie die Stadt Chemnitz ihre Postbearbeitung modernisiert hat: vom Brief am OPEX-Scanner direkt in die E-Akte, ohne Umweg über manuelle Vorbereitung.
"Die digitale Postbearbeitung ist ein Baustein, um die Verwaltung zukunftsfähig, effizient und transparent aufzustellen. Sie ist mehr als Technik, es geht um Veränderungskultur, Vertrauen und das Miteinander. Für viele Kolleginnen und Kollegen war es ein Kulturwandel. Mit guter Kommunikation und praxisnaher Unterstützung konnten wir Vertrauen schaffen."
Ausgangssituation in der Stadtverwaltung Chemnitz
Vor dem Projekt war die Postbearbeitung der Stadtverwaltung Chemnitz durch manuelle Prozesse geprägt. Eingehende Schriftstücke mussten physisch in die Fachämter verteilt werden, was die Durchlaufzeiten verlängerte. Es entstanden Medienbrüche, die Nachvollziehbarkeit war eingeschränkt.
Drei Ziele standen im Vordergrund: die Prozesse insgesamt zu beschleunigen, die Rechtssicherheit zu erhöhen und eine solide Basis für die im Rollout befindliche flächendeckende E-Akte zu legen. Hinzu kam der wachsende Bedarf an ortsunabhängiger, teamübergreifender Zusammenarbeit, gerade mit Blick auf mobiles Arbeiten und Homeoffice.
Vorbereitung und EU-weite Ausschreibung
Vor der Beschaffung stand eine umfassende Marktrecherche, anschließend eine EU-weite Ausschreibung mit klar definierten funktionalen Anforderungen: TR-RESISCAN-Konformität, Integrationsfähigkeit und hohe Wirtschaftlichkeit waren K.O.-Kriterien.
Die Wahl fiel auf die Kombination aus X-NRW und OPEX. Ausschlaggebend waren die langjährigen Erfahrungen der X-NRW in der Zusammenarbeit mit Kommunen, die partnerschaftliche Beratung und die technologische Leistungsfähigkeit der OPEX-Scanner. Zugleich war es das wirtschaftlichste Angebot der Ausschreibung.
Schrittweise Implementierung über alle Ämter
Beteiligt waren neben dem Hauptamt auch das Amt für Informationsverarbeitung sowie das Stadtarchiv und verschiedene Fachämter. Diese ganzheitliche Aufstellung bringt heute den Rollout der E-Akte deutlich voran.
- Hauptamt, Abteilung Zentrale Dienste: Projektsteuerung
- Amt 18, Amt für Informationsverarbeitung, Sachgebiet Digitalisierung und Entwicklung: technische Anbindung und Umsetzungssteuerung
- Amt 41, Stadtarchiv: Bestandsdigitalisierung und Anforderungen
- Verschiedene Fachämter: Workflow-Tests und Pilotbetrieb
Die Implementierung lief schrittweise: Zunächst entstand eine zentrale digitale Poststelle. Anschließend wurden die Workflows gemeinsam mit den Fachbereichen getestet und optimiert. Großen Wert legten beide Seiten auf eine praxisnahe Schulung der Mitarbeitenden. Auch die frühzeitige Einbindung von Scanoperatoren und der Sekretariate in den Fachbereichen hat die Projektumsetzung spürbar beschleunigt. Das hat zugleich zu schneller Akzeptanz im Tagesbetrieb geführt.
Die Zusammenarbeit mit X-NRW war von Beginn an partnerschaftlich und lösungsorientiert: nicht nur als technischer Dienstleister, sondern auch als beratender Partner. Besonders hervorzuheben ist die kurze Reaktionszeit bei aufkommenden Fragen.
Ergebnis im Alltag der Verwaltung
Die Postbearbeitung wurde deutlich beschleunigt. Dokumente stehen den Fachbereichen tagesaktuell digital zur Verfügung, die Bearbeitungszeiten sind erheblich kürzer. Transportwege wurden reduziert, die Transparenz über den Posteingang ist gestiegen, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sind nachweisbar besser geworden.
Im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden ist der Effekt unmittelbar spürbar: Statt auf physische Zustellungen zu warten, greifen sie sofort nach dem Scannen auf die digitalen Dokumente zu. Das erleichtert die Bearbeitung und schafft mehr Flexibilität im Arbeitsalltag, gerade im Hinblick auf mobiles Arbeiten und Homeoffice.
"Das Zusammenspiel aus praxiserprobter Hardware und kompetenter Projektbegleitung hat uns überzeugt. Die Gesamtlösung, vom Scannen in der Digitalen Poststelle bis zur Entgegennahme im Fachbereich mittels Schnittstelle in die E-Akte, erleichtert die Zusammenarbeit sowie die Implementierung in den Fachbereichen."
Was Sanna Thurner und Rick Seifert anderen Kommunen mitgeben
Drei Punkte, die im Postmaster-Interview als entscheidend benannt werden, wenn eine Verwaltung den eigenen Posteingang zentralisiert und an die E-Akte anbindet.
Frühzeitige Stakeholder-Einbindung
Scanoperatoren und Sekretariate der Fachbereiche so früh wie möglich in den Testbetrieb einbinden. Das schafft Akzeptanz, deckt Praxisfragen rechtzeitig auf und beschleunigt den Rollout.
Hohe Transparenz im Projekt
Alle Beteiligten, vom Hauptamt über die IT bis zu den Fachämtern, müssen verstehen, was wann passiert. Sichtbare Schritte, dokumentierte Workflows und nachvollziehbare Entscheidungen tragen das Projekt.
Praxiserprobter Partner
Praxiserfahrung in vergleichbaren Kommunen verkürzt Lernkurven, Reaktionsschnelligkeit zählt im Tagesbetrieb. Der richtige Partner kennt Verwaltungsprojekte und ihre Eigenheiten.
Aus dem Postmaster-Interview: Häufige Fragen
Sechs Auszüge aus dem Titelinterview mit Sanna Thurner und Rick Seifert (Postmaster-Magazin 5/2025). Klicken Sie auf eine Frage, um die ausführliche Antwort zu öffnen.
Die Projektverantwortlichen auf Kundenseite
Die an diesem Projekt Beteiligten auf Kundenseite. Durch deren Engagement konnte das Projekt in der Stadt Chemnitz erfolgreich umgesetzt werden.
Daneben haben weitere Beschäftigte der Stadt Chemnitz und der X-NRW GmbH am Projekt mitgewirkt, die hier nicht namentlich aufgeführt sind.
Postmaster-Titelstory: Wie Chemnitz seinen Posteingang neu aufgestellt hat
Die Postmaster-Titelstory 5/2025 lässt zwei Verantwortliche aus Chemnitz zu Wort kommen: Sanna Thurner (Abteilungsleiterin Zentrale Dienste) und Rick Seifert (Sachgebietsleiter Logistik & Mobilität) berichten in elf Punkten, wie das Projekt geplant, umgesetzt und im Alltag angekommen ist.
Story herunterladenca. 4 MB | Titelstory aus Postmaster 5/2025
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